Blog · náhled k odsouhlasení

Jak delegovat, aby se práce vrátila hotová?

Proč se vám práce vrací nedodělaná

Poznáte to podle večerů. Šéf, kterému se práce vrací nedodělaná, přes den doplňuje tabulky, opravuje nabídky a dotahuje objednávky po svých lidech. Svoji práci začíná, když ostatní končí.

Definice šéfa je přitom jednoduchá: šéf je ten, kdo od svých lidí dostává úplně dokončenou práci. Ne na 80 procent, ne na 90. Když to tak není, chyba bývá na dvou místech. Zadání nemělo jméno a termín, takže to bylo přání, ne úkol. Nebo šéf polotovar mlčky přijal a doděl ho sám. Obojí se dá opravit.

Co s tím

1. Sepište nedokončené cykly. Všechno rozdělané, slíbené a odložené na jeden seznam. Bývá delší, než je příjemné.
2. Dvě otázky u každé položky. Musím to opravdu udělat já? Když vyjde ano, zeptejte se podruhé. Teprve dvojité ano znamená: udělat hned a osobně.
3. Zbytek předejte celý. Kdo, co přesně, do kdy. A hlavně: jak vypadá hotový výsledek. Ne seznam činností, ale věc, která má vzniknout.
4. Co není důležité, vyhoďte. Nedokončený cyklus žere pozornost, i když na něm nikdo nepracuje.
5. Nepřijímejte polotovar. Vrácení s jednou větou stačí: tady to ještě není hotové. Kdo to dodělá sám, vrací se na začátek.

Jak poznáte, že to zabralo

Jeden ukazatel: kolik věcí jste tento týden dodělali za jiné. Cíl je nula. Druhý signál je večer. Když svoji práci děláte přes den a večer patří rodině, delegace funguje.

Nejčastější otázky

Není rychlejší to udělat sám?

Jednou ano. Po dvacáté ne. Hodina strávená pořádným předáním se vrací každý týden, kdy už tu věc neděláte.

Co když to člověk neumí?

Naučte ho to jednou a pořádně, podle popsaného postupu. Zaučení „okoukej to od kolegy" předá i všechny zlozvyky.

Jak kontrolovat, aby to nebyla buzerace?

Kontroluje se výsledek k termínu, ne průběh po hodinách. Nejlepší je, když si číslo o své práci vede člověk sám.

Co se delegovat nedá?

Směr firmy, klíčoví lidé, peníze. Všechno ostatní je otázka popsaného postupu a dobrého předání.